Az igazságügyi alkalmazottak személyi nyilvántartása
Az Iasz. 93.§-a az igazságügyi szerv, mint munkáltató kötelezettségévé teszi az igazságügyi alkalmazottakról, mint munkavállalókról való személyi nyilvántartás vezetését, azzal, hogy a központi személyi nyilvántartás feladatkörét az OBH látja el.
A személyi adatokat tartalmazó nyilvántartás adatkezelésének, adatfeldolgozásának célja az előbb említett törvényi kötelezettség adatkezelőre vonatkozó előírásainak teljesítése.
Az Iasz. rendelkezése alapján a járásbírósági (a fővárosban kerületi bírósági) és a közigazgatási és munkaügyi bírósági igazságügyi alkalmazottak személyi adatlapját a törvényszéken is nyilván kell tartani. Előbbi rendelkezés oka, hogy a járásbíróságok és a közigazgatási és munkaügyi bíróság nem önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, melynek egyik következménye, hogy e bíróságokkal szolgálati jogviszonyban álló igazságügyi alkalmazottak illetményének és egyéb javadalmazásának pénzügyi fedezete nem helyi szinten, hanem az érintett törvényszékek költségvetésében kerül biztosításra az ehhez kapcsolódó illetmény számfejtési feladatokkal egyetemben.
A személyi nyilvántartás megjelenési formái
A bíróságokon és az OBH-ban az igazságügyi alkalmazottak személyi nyilvántartása papír alapon és elektronikus formában is megjelenik.
A személyi nyilvántartás személyes adatot, különleges adatot, bűnügyi személyes adatot és közérdekből nyilvános adatot tartalmazhat.
A személyi nyilvántartás tartalma
A személyi nyilvántartás vezetése során kiemelt figyelmet kell fordítani:
- folyamatos aktualizálásra,
- fegyelmi büntetés nyilvántartására, mivel a nyilvántartásban kizárólag a hatályos fegyelmi büntetésről szóló határozat szerepeltethető,
- igazságügyi alkalmazott nevének felvezetésére, mivel a nyilvántartásban kizárólag a központi hatósági nyilvántartásban hivatalosan szereplő teljes név kerülhet rögzítésre.
A papír alapú személyi nyilvántartás vagy más néven a személyi anyag lajstromozása és kezelése a bírósági ügyvitel szabályairól szóló többször módosított 14/2002. (VIII.1.) IM rendelet előírásainak és a bíróságok egységes iratkezeléséről szóló 4/2002. OIT szabályzatnak megfelelő elnöki ügyvitel szerint történik.
A bíróságokon minden igazságügyi alkalmazott önálló elnöki lajstromszámmal és névvel ellátott személyi anyaggal rendelkezik, mely adattartalma az Iasz. 93.§ (2) bekezdésében rögzítetteknek megfelel.
A személyi nyilvántartás tartalmának módosítása, törlése
Az igazságügyi alkalmazottak kötelezettsége, hogy a nyilvántartott adataikban bekövetkezett változásokat (pl. névváltozás, gyermek születése) az (igazságügyi szerv részére haladéktalanul, írásban bejelentsék.
Az igazságügyi alkalmazottak a róluk készült személyi nyilvántartásban szereplő helytelen adatok helyesbítését bármikor, a munkáltatói jogkör gyakorlójától írásban kérhetik. Amennyiben az igazságügyi alkalmazottak személyi nyilvántartásukba történő betekintésük során jogellenesen nyilvántartott adatot észlelnek, szintén a munkáltatói jogkör gyakorlójához címzett írásos kérelmükkel azok törlését kérhetik.
A személyi nyilvántartásban szereplő helytelen adatok helyesbítését, valamint a jogellenesen nyilvántartott adatok törlését a munkáltatói jogkör gyakorlójának utasítására soron kívül el kell végezni.
Az igazságügyi alkalmazott jogosult a jogellenesen kért adatok közlését megtagadni.
A személyi nyilvántartásba való betekintési jogosultság
Az igazságügyi alkalmazottak a róluk készült személyi nyilvántartásba, vagyis személyi anyagukba bármikor betekinthetnek.
E betekintési jogosultság kizárólag saját személyi nyilvántartásuk tekintetében illeti meg az igazságügyi alkalmazottakat.
A személyi nyilvántartásba való betekintésre jogosultak köre
- érintett igazságügyi alkalmazott,
- érintett igazságügyi alkalmazott vezetői,
- vezetői döntéseket előkészítő és végrehajtó alkalmazottak.
A személyi nyilvántartás tartalmáról való tájékoztatás
Általános szabály szerint az igazságügyi alkalmazottak személyi nyilvántartásában szereplő adatairól tájékoztatás – a közérdekből nyilvános adatokon túl – nem (igazságügyi szerv részére kizárólag személyazonosításra alkalmatlan módon adható ki.
Az igazságügyi alkalmazott közérdekből nyilvános adatai
Az általános szabály alóli kivételek
- a munkáltató az igazságügyi alkalmazotti szolgálati jogviszonyból származó kötelezettségek teljesítése céljából az igazságügyi alkalmazott személyes adatainak adatfeldolgozó számára történő átadása.
Az adatfeldolgozó számára történő személyes adatok átadására kizárólag az igazságügyi alkalmazott hozzájárulásával, az adatszolgáltatás céljának megjelölésével, a törvényben meghatározottak szerint kerülhet sor (pl. SZÉP kártya). - b) OBH által az elektronikus aláírási jogosultságról vezetett nyilvántartás adataiból a Szolgáltató részére történő adat biztosítása.
A Szolgáltató részére történő adatbiztosítás kizárólag az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatás biztosítása céljából történhet, az Eat. rendelkezései szerint.
A személyi nyilvántartás őrzése
Az Iasz. rendelkezései alapján az igazságügyi alkalmazottak személyi nyilvántartását a szolgálati jogviszony megszűnését követő 50 évig meg kell őrizni.
A személyi nyilvántartás és annak részeként a személyi adatlap őrzése az OBH elnöke és a munkáltatói jogkört gyakorló vezető utasítása szerint történik. Az őrzésre vonatkozó jogszabályi és egyéb feltételek meglétének és betartásának felelőssége előbbi vezetőket terheli.
Az 50 év őrzési idő letelte után a személyi nyilvántartás nem selejtezhető, azt előzetes egyeztetés után az illetékes levéltárnak át kell adni.
A személyi adatlap
Az előbbi felsorolás 4. pontja rögzíti a személyi adatlap nyilvántartási kötelezettségét.
A személyi adatlap a személyi nyilvántartás nélkülözhetetlen része. Az adatlapon feltüntetett adatok háttér-dokumentációját a személyi nyilvántartás tartalmazza.
A személyi adatlap tartalmát az Iasz. 2. számú melléklete tartalmazza.
